いつのころよりか、
・総会の出欠
・懇親会の出欠
・書面議決書
・委任状
の四つが、まとまってハガキになった・・・
典型的なのは下記のようなものである・・・すなわち、当初連合会や他都道府県のひな型をもとに、郵送代を圧縮するためハガキにしたのである・・・
メールでもＯＫという会もあるのかもしれない・・・が、記名・押印でないとダメだ、という輩もまだ多いだろう・・・
要は、本人確認の手段なのだが・・・
で、本日、下記のような文書を通知した・・・
別に、このハガキを作成した人に当てつけるワケではないが、何の根拠も無しに（規程・細則には記載なしに、あるい、組織決定無しに）
※委任状及び賛否表の両記載の場合、委任状が優先します。
※委任状が空白の場合は、支部長に委任したものとします。
なんて書いているんだもの・・・
まあねえ、委任状には、
名前以外は何も書かない人
何でもかんでも書き込んで
ついでに文句というか意見を書き込む人
「ご苦労さま」と書いて名前を書き忘れる人やら
いろんな人がいるので、その気持ちはわからんでもない・・・
しかし、いちお、本会の総会では違いますよ、ということを、鎮各位にお伝えしようという次第である・・・
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平成２３年５月１２日
よくある名前の会
鎮 各位
福重鎮件雑用委員長 sr-ta3
前略 総会の議長を見つけてきましたので、「平成２３年度 通常総会 運営担当者 一覧表」をお送りします。
また、『総会における白紙委任状の取扱い』について、ですが、別添の「新潟県中小企業団体中央会組合運営手引集 組合運営Ｑ＆Ａ」を参考にして下さい。
いわゆる、出欠ハガキ（出欠届、賛否を表明した書面・委任状（会則第27条第2項））の記載内容で、名前だけを書いて受任者が空白の委任状の取扱いについての解釈です。
白紙の委任状というのは、何もサボって空白にしているのではなく、
「白紙委任状は、委任状作成者（委任者）が受任者となる人を特定せずに、記載の一定事務の処理及びこれに要する代理権授与の申込みをし、これの取得者が白紙の部分に受任者として自己の名を記入することによって両者間に契約が成立し、受任者としての権利義務と代理権を取得する」
という民法上の準法律行為だと思われます。
従って、白紙委任状が届けば、「総会の定足数確認時まで」に、会長が良いと思う人（会長自身を含む）の氏名を書き入れることにより委任状が有効となります。
また、「賛否を表明した書面」と「委任状」の両方に記載している場合は、「賛否を表明した書面」の方を優先した方が良いと思われます。
「賛否を表明した書面」というのは一般的に「書面議決書」と言われるもので、
「本来、総会に会員自身が出席して意見を交換し、議決権を行使するのが原則であるが、やむを得ない理由で出席できない場合に、会員自身の意思を直接に表明できる制度として、書面表決書による表決が特例的に認められている。」という解釈であると思われます。
すなわち、書面議決書とは「議案書の一文字も変わらないまま賛否を問う」というのが暗黙の大前提であります。
一文字でも変われば、新たな賛否表明が必要だが現実的には無理があります。
すなわち、もし、議場で新しい動議が取り上げられれば、以後、それに関わる部分の書面議決書は効力無しとなります。
それに対して、委任状は「当初の議案書の変更案の可否までを委任している」と推定されますが、「賛否を表明した書面」と「委任状」の両方に記載している場合は、本人が現場にいない以上、より限定的な判断をしておくべきだと考えます。
委任状の方を優先にする場合は「そういうこともあるよ」という内容も記載した委任内容にしておくべきですが、ハガキの大きさでは無理です。書面での委任状にすべきでしょう。
以上
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